Les stratégies de rétention existent depuis Exchange 2000 et ont évoluées de version en version.
Elles permettent de gérer le cycle de vie des messages afin d’être en conformité avec les différentes législations et permettent également de « nettoyer » automatiquement le contenu des boites aux lettres des utilisateurs.
Ces stratégies fonctionnent à l’aide de « balises de rétention » et à l’aide du service de gestion des enregistrements (MRM)
L’ensemble est basé sur l’association de stratégies et de balises de rétention qui s’appliquent sur les boites aux lettres et leurs dossiers.
Les stratégies sont mises à disposition et visibles par les utilisateurs.
Il existe trois types de balise de rétention
Elles s’appliquent à tous les éléments auxquels aucune balise de rétention n’est appliquée, qu’elle soit héritée ou explicite.
Elles sont créées pour les dossiers par défaut tels que les boites de rétention, éléments supprimés, etc.
Elles permettent aux utilisateurs de Outlook et Outlook Web App d’appliquer des paramètres de rétention à des dossiers personnalisés et des éléments individuels tels que des messages électroniques.
L’action de rétention permet :
La période de rétention :
Il est également possible de mettre des commentaires sur les balises de rétention, ce qui facilite la visibilité de leurs actions.
Pour fonctionner, les balises de rétention doivent être associées à des stratégies de rétention.
Les différentes étapes sont les suivantes :
Mise en place depuis l’EAC :
Se connecter à l’EAC et cliquer sur « gestion de la conformité » puis sur « balises de rétention ».
La liste des balises par défaut sera visible. Il est possible de les modifier soit en double cliquant dessus soit avec l’icône d'édition